Curso de Comunicación Escrita y Atención Telefónica en la Empresa

La incorporación de nuevas tecnologías de la información ha elevado el nivel de exigencia para los profesionales de secretariado, que deben desempeñar sus funciones utilizando herramientas digitales cada vez más presentes en las organizaciones. Sin embargo, el uso de nuevos soportes o softwares de gestión resulta insuficiente sin habilidades que permitan una comunicación fluida, clara y concreta.

Cuidarla supondrá una ventaja competitiva para las empresas que, en un mercado globalizado, apuestan por esmerarse en la atención a sus clientes, a sus proveedores y las necesidades e inquietudes de su propio personal que, si se siente una parte fundamental de la compañía, será el primero en divulgar el buen hacer de la misma y en reproducir buenas prácticas comunicativas, que propicien, por ejemplo, la cultura colaborativa de la entidad.

Una gestión integral de la comunicación propicia la rentabilidad empresarial

Los profesionales del secretariado manejan un gran volumen de documentación y de información, y han de saber cómo gestionarlo y cómo transmitir aquellos datos que resulten de alto interés para las organizaciones, para sus clientes y para sus proveedores, algo que favorecerá una correcta toma de decisiones y, de ser necesaria, una negociación satisfactoria. Por ello, es imprescindible conocer las claves para transmitir información de forma clara e inequívoca, útil tanto para emisores como para receptores.

Este curso permitirá al alumnado familiarizarse con los documentos habituales del área de secretariado, la comunicación interna, la elaboración de documentos oficiales, el uso de medios electrónicos y firmas digitales, la documentación de reuniones, congresos y presentaciones, así como el archivo y recuperación de información. Se abordarán aspectos relacionados con la atención al cliente, tanto presencial como telefónica o mediante herramientas tecnológicas como videoconferencias o centros de recepción de llamadas, más conocidos como call-centers.

Doble objetivo: profundizar en las técnicas más utilizadas y descubrir alternativas creativas

Este curso se ha desarrollado con un doble objetivo:

• Sistematizar las técnicas utilizadas por los profesionales del secretariado.
• Proponer alternativas que amplíen y hagan más creativas las funciones del secretariado, ampliando su ámbito de actuación y sus oportunidades profesionales.

Al finalizar este curso el alumno estará capacitado para desarrollar labores propias de un secretario ejecutivo, puesto que estudiará:

• Los métodos y fórmulas más adecuadas para favorecer una correcta comunicación empresarial
• Cómo generar informes claros y completos de gran envergadura
• Cómo redactar de documentos oficiales
• Cómo preparar reuniones, congresos, presentaciones, etc
• Cómo llevar a cabo la gestión completa de archivos
• Las claves para una correcta atención al cliente

A través de este curso, se busca que el alumno:

• Conozca los métodos y fórmulas adecuadas para una correcta comunicación empresarial
• Sea capaz de generar documentos oficiales
• Sepa cómo confeccionar informes claros y completos de gran envergadura
• Pueda preparar reuniones, congresos, presentaciones... con solvencia
• Lleve la gestión completa de archivos
• Pueda prestar una excelente atención al cliente

1. La comunicación
   1. Introducción
   2. La comunicación en el ámbito empresarial
      1. Los canales de comunicación
      2. Técnicas de comunicación
   3. La comunicación escrita
      1. El lenguaje
      2. Estilos del lenguaje empresarial
      3. El protocolo en la comunicación escrita
      4. Ejemplos
   4. La confidencialidad de la información
   5. La calidad de la información
   6. Resumen
2. Las cartas y su protagonismo en la actividad empresarial
   1. Introducción
   2. Tipos de cartas
      1. Formatos
      2. El saluda
      3. Ejemplos
   3. Envíos masivos o mailings
      1. Bases de datos
      2. Ejemplos
   4. Resumen
3. Los informes y documentos de gran envergadura
   1. Introducción
   2. Tipos de informe
      1. Informes económico-financieros
      2. Informes de auditoría
      3. Informes técnicos
      4. Informes comerciales
      5. Informes de personal
      6. Informes de marketing
   3. Desarrollo del informe
      1. Ejemplos
   4. Búsqueda de la información
      1. Identificación y selección de fuentes de información
   5. Documentos de gran envergadura
      1. Creación de documentos maestros
   6. Resumen
4. Las ofertas
   1. Introducción
   2. Concepto
   3. Formato
      1. Planificación
      2. Esquema del documento
      3. Redacción
      4. Revisión
   4. Tipos de oferta
      1. El concurso público
      2. La oferta comercial
      3. Ejemplos
   5. Resumen
5. La comunicación interna en la empresa
   1. Introducción
   2. Conceptos
   3. Clases
      1. Publicidad interna
      2. Publicidad exterior
      3. Ejemplos
   4. Documentos preimpresos
   5. Comunicación y soporte electrónico
      1. Ejemplos
   6. Resumen
6. Documentos oficiales
   1. Introducción
   2. Documentación oficial
      1. Clases
   3. Firma electrónica
   4. Ejemplos
   5. El marco legal de las sociedades mercantiles
      1. La Ley de Sociedades
      2. Registro mercantil
   6. Tipos de documentos
      1. Documentos relacionados con la constitución de la empresa
      2. Documentos relacionados con órganos de administración de la compañía y su actividad
   7. Resumen
7. Los medios electrónicos
   1. Introducción
   2. Fax
      1. Concepto
      2. Formato
      3. Ejemplos
   3. Redes
      1. Redes locales
      2. Internet
      3. Intranet/Extranet
      4. Buscar información
      5. Compartir y distribuir información
      6. El correo electrónico
      7. Ejemplos
   4. Documentos electrónicos
      1. Concepto
   5. Seguridad
   6. Resumen
8. Documentación asociada a reuniones, congresos y presentaciones
   1. Introducción
   2. Documentos orientados a la organización de reuniones formales
      1. Convocatorias
      2. Orden del día
      3. Actas
      4. Ejemplos
   3. Presentaciones
      1. Los medios
      2. Tipos de presentación
      3. Estructura y diseño de presentaciones
      4. Material de apoyo
      5. Ejemplos
   4. Ponencias
      1. Estructura y diseño de ponencias
   5. Ejemplos
   6. Resumen
9. Almacenamiento y recuperación de la documentación
   1. Introducción
   2. Tratamiento de la documentación
   3. El archivo: concepto y tipos de archivo
      1. Clasificación
      2. Soporte físico y lógico
   4. Almacenamiento, recuperación y difusión de la información
      1. Diseño y funcionamiento
      2. Registro de la información
      3. Recuperación de la información
      4. Difusión de la información
      5. Identificación y solución de problemas
   5. Ejemplos
   6. Resumen
10. Atención al cliente
    1. Introducción
    2. El cliente externo/el cliente interno
       1. Cultura de empresa
       2. Imagen profesional
    3. Actitudes en la comunicación
       1. Barreras
       2. Protocolo
       3. Relaciones públicas
    4. Atención a los visitantes
    5. Atención telefónica
       1. Directorio telefónico
       2. Registro de llamadas
       3. Llamar eficazmente
       4. Recepción de llamadas
       5. Multiconferencia
    6. Los teléfonos móviles
       1. El servicio de roaming
    7. Nuevas tecnologías
       1. Videoconferencia
       2. Centros de recepción de llamadas (call-centers)
    8. Ejemplos
    9. Resumen