Curso de Técnicas de Archivo Digital

Las empresas más punteras son aquellas que realizan análisis exhaustivos de la información de la que disponen a fin de poder aprovechar las oportunidades que les brinda el mercado; de ahí que resulte imprescindible sentar las bases para mejorar el sistema de clasificación y archivo de todo tipo de documentos (y no solamente de aquellos que, legalmente, es preciso conservar), dado que esto les permite detectar oportunidades de negocio o consultar en el histórico cómo se resolvieron determinadas situaciones y aprender de la experiencia acumulada.

No obstante, la consulta de los registros puede resultar farragosa si se opta exclusivamente por el formato papel, puesto que, a sus indudables exigencias en cuanto a espacio, puede sumar otros inconvenientes como pueden ser, por ejemplo, la inexistencia de copias suficientes para su consulta o el posible deterioro del soporte. En el primer caso, si se cuenta con un único ejemplar, esto podría limitar significativamente su disponibilidad en el momento en el que se precisa o incluso derivar en extravíos de documentación importante; y en el segundo, una manipulación frecuente o carecer de sistemas de conservación apropiados, podría implicar la pérdida de información con gran valor para quien promovía su custodia. Es por ello que, incluso en los archivos históricos, se está apostando cada vez más por la digitalización de sus fondos al objeto de facilitar su estudio sin que ello suponga un menoscabo a su integridad. De hecho, la digitalización constituye actualmente la herramienta de conservación más completa de cuantas ofrece hoy en día la tecnología, puesto que permite preservar los originales en formato estándar y, de este modo, proceder a su recuperación o lectura cuando sea necesario.

Mediante la codificación documental (que puede ser retrospectiva o sistemática), se pretende, por tanto, proveer a personas y organizaciones de un buen sistema para la gestión de la información disponible, que permita agilizar su consulta desde cualquier punto y lugar, y que propicie, en consecuencia, la toma de decisiones en el momento oportuno.

Esta apuesta por la oficina sin papeles no solo redundará, por tanto, en una optimización del espacio disponible en las instalaciones de una empresa, sino que propiciará mejoras ligadas a la productividad, al suponer ahorros en cuanto a tiempos de manipulación y recuperación de documentos gracias a una organización lógica y rigurosa de los archivos que los contienen. Eso sí, para favorecer la consecución de dichos beneficios, es necesario considerar el archivo (físico, digital o mixto) como el contenedor del principal activo de toda organización eficiente: la información relevante.

A través de este curso sobre Técnicas de Archivo Digital, el alumno descubrirá las claves para mejorar la organización, el mantenimiento y la conservación de los datos más significativos para la entidad para la que trabaje y para optimizar, en base a sus conocimientos, la gestión de la información disponible, garantizando, en todo momento, la protección de datos.

Al término de su formación en cuanto a Técnicas de Archivo Digital, el alumno estará capacitado para:

• Definir el sistema de registro adecuado para facilitar una ágil recuperación de los documentos a consultar
• Mejorar los sistemas de gestión de datos de la entidad en la que trabaje
• Propiciar la accesibilidad a la información desde cualquier lugar y desde cualquier soporte digital con acceso a internet

1. Gestión de la información
   1. Concepto
   2. Valor de la información
      1. Enfoque tradicional
      2. Enfoque basado en la informática. Valor estratégico
      3. Enfoque actual. La información como principal activo en la economía
   3. Gestión de la información
   4. Formatos y soportes
   5. Tipos de documento
   6. Resumen
2. El archivo y los tipos de archivo
   1. ¿Qué son los archivos?
      1. Objetivo del archivo (físico y digital)
      2. Funciones del responsable del archivo
   2. Clasificación de los tipos de archivo
      1. Tipo de archivo por la naturaleza jurídica del organismo
      2. Privados
   3. Tipo de archivo por el nivel de actividad
   4. Tipos de archivo clasificados por nivel de edad y grado de actividad
   5. La oficina sin papeles
      1. El documento digital
   6. Resumen
3. Técnicas de archivo
   1. Aspectos relativos a la organización del archivo
   2. Ciclo de vida de un archivo
      1. Diseño y clasificación
      2. Conservación
      3. Transferencia
      4. Eliminación (si procede)
   3. Resumen
4. Clasificación de la información
   1. ¿Qué es clasificar?
   2. Sistemas de clasificación
      1. Clasificación alfabética
      2. Clasificación numérica
      3. Clasificación alfanumérica
      4. Clasificación cronológica
   3. Resumen
5. Compartir y recuperar la información
   1. Registro de la información
      1. Diseño de la base de datos
      2. Sistemas de gestión documental versus bases de datos
   2. Índice o inventario del archivo
   3. Manual de archivo o gestión documental
   4. Resumen
6. Control, seguimiento y conservación de documentos digitales
   1. Uso de las tecnologías de la información: el camino hacia la oficina sin papeles
      1. Aspectos clave en el uso de tecnologías actuales de la información
      2. Tendencias actuales en el uso de tecnologías de la información
   2. Almacenar información en la nube
      1. La nube
      2. Posibilidades de uso del almacenamiento de información en la nube
      3. Servicios de almacenamiento de información en la nube
   3. Migrar a la nube: ventajas y desventajas
   4. Organización de archivos informáticos
      1. Organización de la información: el almacén digital
      2. El monstruo multimedia
      3. Domando el correo electrónico: la filosofía Inbox Zero
   5. Resumen
7. Las fuentes de información
   1. ¿A qué se refieren cuando hablan de fuentes?
      1. Usos de las fuentes
   2. Clasificación de las fuentes de información
      1. Fuentes de información clasificadas según su origen
      2. Fuentes de información clasificadas según su naturaleza
      3. Clases de fuentes según su nivel de información
   3. Estrategias de búsqueda
   4. Fuentes de información en la red de redes
   5. Teléfonos inteligentes y tablets como generadores de información
      1. Ventajas y desventajas
   6. Resumen
8. La Ley de Protección de Datos Personales y Garantía de los Derechos Digitales
   1. Introducción
   2. Qué es un dato de carácter personal
      1. Datos básicos
      2. Datos medios
      3. Datos altos
   3. Ficheros de datos personales
      1. Ficheros automatizados
      2. Ficheros no automatizados
   4. Tratamiento de datos
   5. Responsable del tratamiento
      1. Obligaciones del responsable de tratamiento
      2. Actuaciones ante la Agencia Española de Protección de Datos
   6. Resumen
9. Seguridad en la información
   1. Protección de la información
   2. Seguridad física
      1. Portátiles, tabletas y teléfonos inteligentes
      2. Seguridad lógica
      3. Software malicioso
   3. Copia de respaldo (back-up)
   4. Resumen